月次決算を実施する目的と実施手順を徹底解説！
info一定期間の経営成績や一定期日の財政状態を計算することを「決算」といいます。会社法や税法では、決算を年に1回実施することが義務とされており、これを「年度決算」といいます。それに対して、法律上の義務とは関係なく、会社が自主的に月に1回行う決算のことを「月次決算」といいます。
この記事では、月次決算を実施する目的と実施手順を解説していきます。
目次
月次決算とは？
決算とは、一定期間における経営成績や一定時点における財政状態を確定する手続きのことをいいます。また、年次決算とは別に、毎月の経営成績や財政状態を把握するために「1ヶ月ごとに行われる決算」のことを月次決算といいます。すなわち、月次決算は、「毎月1日から月末まで」を会計期間とした決算を行います。
年次決算は、会社法や税法などの法令で要請されている一方で、月次決算は、法令上の義務はなく、取り組むか否かは会社の任意となります。そのため、月次決算はすべての会社で実施されているわけではありませんが、経営管理の観点からすると、月次決算の実施は必須のプロセスと考えられます。
月次決算を実施する目的
月次決算は、年次決算と異なり法令上の義務はありませんが、会社経営をするうえで様々なメリットがあります。ここでは、月次決算を実施する目的を解説していきます。
1. 早期に経営状態を把握できる
月次決算を行う最大の目的は、早期に会社の経営状態を把握することにあります。
年度決算しか行わない場合、売上高や売上原価、販管費などのコストを把握する機会が年に1度しかなく、適時適切に経営状態を把握することができません。例えるなら、ダッシュボードを確認せずに車を運転し続けるようなものです。
一方で、月次決算を行うことで、1ヶ月ごとに経営状態を把握することができるようになり、「想定よりもコストを使いすぎているから、翌月以降はコストを抑制しよう」、「想定以上に広告宣伝費の効果がでており、売上高が伸びているから、翌月以降はもう少し広告宣伝費に投資しよう」など、会社の経営状態に合わせて経営方針を見直したうえで、実行できるようになります。
2. 年度予算の進捗管理ができる
年度予算の策定とともに月次決算の仕組みを導入することにより、月次で予算と実績の対比を行うことができるようになります。それにより、年度予算の進捗状況を適時に把握することができ、また進捗が遅れている場合にはその原因を明確にすることで翌月以降に実施するべき施策が明らかになります。
3. 金融機関との交渉で有利になる
金融機関に融資の申し込みをした場合、過去の決算書及び直近の月次試算表の提出が求められます。
その際、精度の高い月次試算表を作成していると、金融機関としても安心材料になるため、融資交渉を有利に進めることができます。それとは逆に、月次試算表を提出できない場合や精度の低い月次試算表を提出する場合には、金融機関からの信用が低下し、融資交渉が不利になります。
4. 決算業務の事務負担を分散できる
年次決算及び税務申告は、事業年度終了日の翌日から2ヶ月以内に行わなければならないため、短期間で決算関連の作業を実施する必要があります。また、仮に月次決算を行っていない場合、年次決算時に1年分の書類を遡って処理することになるため、過去の取引内容を把握するのに時間を要してしまうことがあります。
そのため、月次決算を行っていれば、年次決算の作業を毎月少しずつ進めることができ、決算業務の事務負担を分散することに繋がります。
月次決算の実施手順
月次決算で重要なことは、「正確性」、「迅速性」です。月次決算の実施手順もほとんど年次決算と同様とはいえ、通常の年次決算の作業は1～2ヶ月かかるため、全く同じフローで対応していては月次決算としては間に合わないため、段取りよく月次決算の作業を進める必要があります。
ここでは、一般的な月次決算の実施手順（通常の売上や仕入、経費の計上は割愛します。）を解説していきます。ただし、業種業態や会社によっても実施手順が異なることがあるので、顧問税理士と相談のうえ、会社に適した方法で実施するようにしましょう。
手順１：現金及び預金の残高を確認する
まず最初に、月末の現金及び預金の実際残高と帳簿残高が一致していることを確認します。
本社や店舗の金庫で保管している現金の実査を行い実際残高を確定し、現金の帳簿残高と一致していることを確認します。また、預金通帳の記帳又はインターネットバンキングで預金の実際残高を確認し、預金の帳簿残高と一致していることを確認します。
もし、実際残高と帳簿残高に差異が生じている場合には、速やかに原因を明らかにする必要があります。
手順2：在庫の棚卸しをする
店舗や倉庫、本社の在庫について棚卸しを実施することにより、月末の在庫残高を確定します。在庫の棚卸しの結果と棚卸資産の帳簿残高が一致していることを確認します。もし、在庫の棚卸しの結果と棚卸資産の帳簿残高に差異が生じている場合には、速やかに原因を明らかにする必要があります。
また、在庫の棚卸しをする際は、不良品や長期滞留在庫の有無を確認するとともに、社外に保管している在庫も網羅的に確認する必要があります。
ただし、毎月末ではなく、四半期末ごとに棚卸しを実施する会社もありますので、業種業態に応じて、在庫の棚卸しの頻度を決定するようにしましょう。
手順3：仮勘定を整理する
仮勘定のままでは、正しい経営成績や財政状態を把握することが困難になるため、月中に一時的に「仮払金」、「仮受金」といった仮勘定として記帳したものについて内容を精査したうえで、正しい勘定科目へ振替処理を行います。
手順4：経過勘定を計上する
「未払費用」、「未収収益」、「前払費用」、「前受収益」といった経過勘定を計上します。月次決算における経過勘定について、事前に対象項目や計上基準を設定しておくことで迅速に計上を行うことができます。
手順5：減価償却費、引当金を計上する
減価償却費や賞与引当金、退職給付引当金などについて、年間費用を見積ったうえで、12分の1した金額を月額費用として概算計上します。
手順6：月次試算表等を作成する
月次試算表をはじめとして、月次業績管理として経営陣の経営判断に役立つ資料を作成します。年次決算と異なり、必須の資料はありませんが、一般的には以下のような資料を作成するとよいでしょう。
＜月次試算表等＞
・損益計算書
・貸借対照表
・資金繰り表
・予算実績対比表 など
手順7：月次業績報告を実施する
月次決算で作成した資料を取締役会や経営会議などで経営陣に向けて報告します。
月次決算を効率的に行うためのポイント
ここでは、月次決算を効率的に行うためのポイントを解説していきます。
1. 月次決算の日次スケジュールを作成する
まず経理部門で月次決算の日次スケジュールを作成することが重要です。
月次決算を効率的に行うためには各部門や担当者との連携が不可欠です。各部門や担当者に連携を仰ぐ前に、経理部門が主体となり月次決算の日次スケジュールや業務整理を行うことで、依頼漏れを防ぐことができます。
また、実際に月次決算を進める際にも事前に日次スケジュールを作成しておくことで、進捗管理が容易になります。
2. 社内外へ締め日の周知を徹底する
月次決算を遅滞なく行うためには、各部門や担当者に締め日厳守で請求書・納品書の発行や請求書の受取り、立替経費の申請を行ってもらうことが必要不可欠です。
そのため、事前に社内の各部門や担当者へ締め日をアナウンスし、時にはリマインドし、締め日までに経理部門に必要書類が集まる状態を目指しましょう。また、取引先などの社外の関係者に対して、締め日の協力を要請することも有効です。
3. クラウド会計システムを導入する
月次決算を経営判断に活用するために、年次決算と同じく高い精度が求められます。一方で、締め日の周知徹底や役割分担などを行ったとしても、部署ごと・担当者ごとの業務量やスピード感によっては、月次決算をスムーズに進められないこともあります。
それらの解決策としては、freee会計をはじめとしたクラウド会計システムを活用することをおすすめしています。クラウド会計システムを活用することで、金融機関の入出金データを取り込んで会計データを自動生成してくれたり、スマートフォンで領収書や請求書などの写真を撮影するだけでAI-OCR機能により会計データを自動生成してくれたり、ICカードとの連携により交通費などの立替経費を自動で申請することもできます。
また、クラウド会計システムは、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末などからもアクセスできるため、時間や場所にとらわれず、作業を行うことができます。
さらに、電子帳簿保存法に対応しているクラウド会計システムを導入することで、領収書や請求書などのスキャナー保存をすることもでき、会社のペーパーレス化やリモートワーク対応を推進することもできます。
おわりに
はじめて月次決算に取り組む際は、月次決算に関する業務フローが確立されておらず、慣れるまでは営業部門のみならず、経理部門としても事務負担が増加したように感じるでしょう。
しかし、月次決算が日常業務の一部になることで、早期に経営状態を把握することができ、適時適切な経営判断を行うことができるようになります。そして、月次決算や月次業績管理は、その後の会社としての成長・発展に大きく寄与するものと確信しています。
まずは経理部門が主体となり、各部門や担当者とのコミュニケーションを密に取りながら、日次スケジュールや業務フローの設計を行い、経営判断に役立つ月次決算に取り組んでみましょう。また、社内のリソースだけでは、推進が難しいという場合、顧問税理士や外部のコンサルタントを活用することも検討してみるとよいでしょう。
ARDOR税理士事務所では、会社設立、創業融資・資金調達、税務・会計顧問まで幅広くサポートを行っておりますので、お悩みごとがあればぜひお気軽にご相談ください。
お問い合わせ
税務・会計・経営に関するお悩みやご相談内容をまずはお気軽にお聞かせください。ご相談やお見積りは無料で承ります。
